Susunan Panitia Pernikahan

Menyelenggarakan pesta pernikahan yang sukses tidak dapat dilepaskan dari pihak-pihak yang turut berperan di dalamnya.

Sebagaimana sebuah event, dalam penyelenggaraan resepsi harus ada susunan panitia pernikahan.

Meskipun Anda sudah menggandeng wedding organizer (WO), panitia dari pihak keluarga dan orang-orang terdekat sangat penting.

Dengan adanya panitia yang kompak dalam bertugas, acara akan berjalan lancar sebagaimana diinginkan.

Untuk menyusun panitia, Anda dapat merujuk pada daftar contoh susunan panitia pernikahan beserta tugasnya berikut.

Jangan lupa, lakukan juga kiat khusus untuk merekrut panitia dalam acara pernikahan Anda.

Susunan Panitia Pernikahan dan Tugasnya

Wedding organizer sebenarnya sudah mengurus semuanya mulai dari dekorasi, musik, katering, dan hal-hal kecil yang lain.

Tetapi disarankan untuk menunjuk beberapa orang dari keluarga sebagai panitia.

Tidak perlu terlalu banyak, asalkan mampu bertanggung jawab atas tugasnya.

1. Sekretaris

• Mencatat notulen dalam setiap rapat atau pertemuan panitia.
• Mengumpulkan nama-nama, alamat, dan kontak tamu yang akan diundang.
• Mengetik nama pada undangan.
• Menyebarkan undangan.
• Mengonfirmasikan kehadiran tamu yang telah diundang.

2. Seksi Bendahara

• Melakukan pembayaran yang diperlukan kepada vendor setelah mendapat perintah dari ketua panitia.
• Memegang uang kas pada hari pelaksanaan untuk berjaga-jaga.
• Bertanggung jawab atas hadiah berupa uang dan kotaknya.
• Menyusun laporan keuangan.

3. Seksi Tata Rias dan Busana

• Mempersiapkan busana yang akan dikenakan oleh mempelai, keluarga, dan panitia.
• Bertanggung jawab atas tata rias untuk mempelai, keluarga, dan panitia, meliputi make up artist, berapa orang yang harus dirias, dan lokasinya.

4. Seksi Konsumsi

• Bertanggung jawab terhadap makanan yang diperlukan pada hari H. Termasuk sarapan untuk mempelai, keluarga, dan panitia.
• Memeriksa jumlah dan jenis makanan untuk acara resepsi bersama WO.
• Mengatur cara pembagian kue pengantin ketika acara.
• Mengurus makanan yang tersisa, akan dibagikan atau dibawa pulang oleh siapa.

5. Seksi Protokol / Tamu VIP

• Meminta konfirmasi kepada keluarga, siapa saja yang menjadi tamu VIP.
• Mengatur petugas yang akan menjadi penyambut tamu VIP.
• Memberikan informasi kepada WO tentang tamu-tamu VIP dan berkoordinasi dengan WO ketika mereka tiba.

6. Seksi Perlengkapan

• Menyiapkan perlengkapan-perlengkapan yang diperlukan.
• Merapikan perlengkapan seperti buku tamu, sisa souvenir, dan pulpen setelah acara usai.

7. Seksi Transportasi

• Menyiapkan transportasi yang akan digunakan mempelai dan keluarga, seperti mobil beserta sopirnya.

8. Seksi Keamanan, Perparkiran dan Perizinan

• Bertanggung jawab mengurus izin-izin yang diperlukan, menyiapkan lokasi parkir, dan petugas keamanan.

9. Petugas Buku Tamu

• Berkoordinasi dengan seksi perlengkapan untuk meminta meja penerima tamu beserta buku tamu dan pulpen.
• Memastikan tamu yang hadir mengisi buku tamu dengan benar.
• Membagikan souvenir kepada tamu yang hadir.

10. Penerima Tamu

• Bertugas sebagai penerima dan penyambut tamu yang datang.

11. Seksi Pengiring Pengantin

• Bertanggung jawab mengatur pengiring pengantin.
• Menghubungkan WO dengan pengantin untuk menyampaikan kapan harus bersiap-siap dan pakaian yang harus dikenakan.

Di samping menyiapkan panitia dari pihak keluarga, Anda juga harus mengetahui tugas WO sebagai ketua panitia yaitu:

• Mengundang dan memimpin rapat panitia.
• Melakukan koordinasi tugas setiap panitia dan vendor.
• Membuat jadwal pelaksanaan kegiatan.
• Mengatur pelaksanaan gladi resik.
• Menyusun bujet agar sesuai dengan keinginan klien.
• Memberikan saran atau pertimbangan bila perlu.
• Mengecek kesiapan vendor dan panitia pada hari H agar acara berjalan lancar sesuai rencana.

Kiat Sukses Melibatkan Keluarga Sebagai Panitia Pernikahan

Sesudah menentukan susunan panitia pernikahan yang ideal dari keluarga besar, tugas Anda selanjutnya yaitu meminta mereka yang namanya telah tercantum, untuk bergabung ke dalam panitia.

Karena tidak menutup kemungkinan ada yang tidak bersedia atau tidak dapat mengisi posisi yang Anda tentukan.

Sehingga Anda harus meminta persetujuan dari mereka. Kiat yang bisa Anda lakukan yaitu:

1. Memberikan Tugas Sesuai dengan Kemampuan

Mungkin anggota keluarga Anda bukan semuanya profesional yang berpengalaman menangani event pernikahan.

Akan tetapi, Anda bisa memberikan tugas berdasarkan keahlian yang mereka miliki.

Misalnya, dalam keluarga ada yang ahli dalam memasak dan menyajikan makanan, ahli dalam tata rias atau tata busana, serta ada yang memiliki jasa sewa kendaraan.

Semuanya dapat Anda masukkan ke dalam posisi panitia yang diperlukan sesuai keahlian mereka.

Jika masih ragu, Anda dapat meminta pertimbangan orang tua Anda atau calon mertua.

Umumnya mereka lebih mengenal dan memiliki pengetahuan tentang anggota keluarga besar dan kerabat daripada Anda.

Selain dapat memudahkan, melibatkan orang tua dalam penyusunan panitia pernikahan juga menunjukkan bahwa Anda menghargai mereka, khususnya dalam proses persiapan acara resepsi.

2. Meminta Secara Pribadi

Sebelum memberitahukan tentang panitia pernikahan di dalam rapat keluarga atau grup percakapan keluarga di aplikasi chat, mintalah orang-orang yang akan Anda libatkan secara personal.

Sambil bersilaturahmi ke rumah mereka, Anda dapat meminta kesediaan turut membantu dalam acara pernikahan.

Dengan memberitahukan secara langsung, Anda dapat mengetahui ketika itu juga, apakah mereka bersedia atau tidak, ataukah perlu diganti ke posisi yang lain.

Dengan demikian, Anda dapat mengisi posisi yang belum terisi dengan orang lain jika yang bersangkutan menolak.

3. Memahami Isyarat Penolakan

Dipilih menjadi orang yang terlibat dalam event pernikahan keluarga memang menjadi kebahagiaan tersendiri.

Akan tetapi, ada juga orang yang keberatan menerima tanggung jawab tersebut karena alasan tertentu.

Namun, alih-alih menolak secara langsung, mereka menerima dengan terpaksa.

Mungkin karena merasa tidak enak kepada Anda atau orang tua jika tidak ikut berpartisipasi.

Biasanya mereka menunjukkan isyarat seperti senyum yang terlihat dibuat-buat atau gaya berbicara yang ragu.

Jika Anda menangkap bahasa penolakan ini lebih awal, tanyakan kembali apakah mereka benar-benar bersedia.

Tentunya Anda tidak ingin tugas yang dikerjakan menjadi tidak maksimal karena dilakukan dengan setengah hati.

4. Bijak Menghadapi Perbedaan Pendapat

Melibatkan anggota keluarga ke dalam susunan panitia pernikahan memang bukan hal mudah.

Mungkin akan ada sebagian yang merasa kecewa karena tidak dilibatkan atau tidak setuju dengan tugas yang diberikan.

Sementara itu, Anda hanya memikirkan bagaimana caranya acara berjalan sempurna.

Namun, menentang pendapat anggota keluarga secara terang-terangan juga tidak mungkin.

Nah, di sinilah Anda harus bersiap-siap dengan segala kemungkinan dengan diplomatis.

Sikapi tekanan atau komentar miring dari mereka dengan bijaksana.

5. Memberikan Perhatian

Setelah terbentuk susunan panitia pernikahan yang Anda inginkan, lakukan langkah-langkah untuk memastikan mereka mengerjakan tugas dengan baik.

Beberapa waktu sesudah pembagian tugas, tanyakan kabar dan perkembangan pelaksanaannya.

Bila ada kendala, tawarkan untuk membantu mencarikan solusi.

Tentu tidak mudah mengurus semuanya, karena ada banyak hal lain yang harus Anda pikirkan menjelang hari H.

Untuk bagian ini, Anda dapat meminta bantuan orang tua atau orang terpercaya dalam keluarga yang mahir dalam berkomunikasi.

Demikian langkah-langkah yang dapat Anda lakukan dalam membentuk susunan panitia pernikahan.

Dengan mengikuti panduan singkat dan contoh susunan panitia di atas, semoga dapat memberikan gambaran bagi Anda.